So füllen Sie ein PDF aus und bearbeiten es, ohne es zu drucken
Sie erhalten ein PDF-Formular. Einen Mietantrag, einen medizinischen Aufnahmebogen, eine Einverständniserklärung der Schule, einen Versicherungsantrag. Das Formular hat leere Felder, die ausgefüllt werden müssen, und eine Unterschriftenzeile am Ende.
Also drucken Sie es aus, füllen es per Hand aus, unterschreiben es, scannen es zurück in Ihren Computer (falls Sie überhaupt einen Scanner haben) und mailen es als neues PDF. Der ganze Vorgang dauert fünfzehn Minuten, verschwendet Papier und Tinte und erzeugt ein Dokument, das schlechter aussieht als das Original.
Es gibt einen besseren Weg.
Das Drucken-Ausfüllen-Scannen-Problem
Der Drucken-Ausfüllen-Scannen-Arbeitsablauf ist ein Überbleibsel aus der vordigitalen Ära. Er besteht fort, weil die meisten Menschen nicht wissen, dass sie direkt in ein PDF tippen können, ohne spezielle Software.
So sieht der alte Arbeitsablauf aus:
Und so sollte er aussehen:
Der digitale Ansatz ist schneller, erzeugt ein saubereres Ergebnis und erfordert weder Drucker, Scanner noch installierte Software.
Warum die meisten PDFs nicht ausfüllbar sind
Es gibt zwei Arten von PDF-Formularen:
- Interaktive (ausfüllbare) Formulare. Diese haben echte Formularfelder eingebaut. Sie klicken auf ein Feld und können direkt tippen. Diese sind ideal, aber relativ selten.
- Flache (nicht ausfüllbare) Formulare. Das sind nur Abbilder von Formularen: Linien, Kästchen und Beschriftungen, aber keine interaktiven Elemente. Sie können nicht klicken und tippen. Das ist der Typ, der Menschen zum Drucken treibt.
Die meisten PDFs, die Ihnen im Alltag begegnen — von Arztpraxen, Vermietern, Schulen, Behörden — sind flache Formulare. Die Organisation hat sie erstellt, indem sie ein Papierformular eingescannt oder ein Word-Dokument exportiert hat, und niemand hat sich die Mühe gemacht, interaktive Formularfelder hinzuzufügen.
Wussten Sie? Das Erstellen eines ausfüllbaren PDF-Formulars erfordert spezielle Software und bewussten Aufwand des Formularerstellers. Die meisten Organisationen investieren einfach nicht die Zeit, weshalb die Mehrheit der PDF-Formulare flache Abbilder ohne interaktive Felder sind.
Die Lösung: Text direkt zu jedem PDF hinzufügen
Ein PDF-Editor ermöglicht es Ihnen, Text an jeder Stelle eines PDFs zu platzieren, unabhängig davon, ob es Formularfelder hat. Sie tippen im Grunde auf dem Dokument und positionieren Ihren Text genau dort, wo die leeren Felder sind.
Folgendes können Sie tun:
- Text hinzufügen an beliebiger Stelle auf der Seite, in jeder Schriftgröße, um Namen, Adressen, Daten und andere Felder auszufüllen
- Kästchen ankreuzen indem Sie ein X oder ein Häkchen an der richtigen Position platzieren
- Ihre Unterschrift hinzufügen indem Sie sie mit der Maus oder dem Trackpad zeichnen, eintippen oder ein Bild Ihrer Unterschrift hochladen
- Daten hinzufügen mit einheitlicher Formatierung
- Bilder einfügen wie einen Fotoausweis oder einen Stempel
Das Ergebnis sieht professionell aus: sauberer getippter Text statt krakeliger Handschrift.
Tipp Sie können jedes PDF kostenlos in Ihrem Browser ausfüllen und bearbeiten: PDF bearbeiten. Fügen Sie Text, Häkchen, Unterschriften und Bilder direkt hinzu — kein Drucken, kein Scannen, keine Software zu installieren.
So funktioniert es
Der Vorgang ist überraschend einfach:
- Öffnen Sie den PDF-Editor in Ihrem Browser. Keine Software zum Herunterladen, kein Konto zu erstellen.
- Laden Sie Ihr PDF hoch oder ziehen Sie es per Drag-and-Drop. Das Dokument erscheint genau so, wie es auf Papier aussehen würde.
- Klicken Sie dorthin, wo Sie tippen müssen. Ein Textcursor erscheint und Sie können mit dem Tippen beginnen.
- Passen Sie Schriftgröße und Position an, damit Ihr Text mit den Formularfeldern übereinstimmt.
- Fügen Sie Ihre Unterschrift hinzu, wo erforderlich.
- Laden Sie das ausgefüllte PDF herunter. Es ist eine Standard-PDF-Datei, die Sie per E-Mail senden, hochladen oder drucken können.
Der gesamte Vorgang dauert typischerweise zwei bis drei Minuten, verglichen mit fünfzehn Minuten oder mehr beim Drucken-Ausfüllen-Scannen.
Unterschreiben ohne Papier
Die Unterschriftenzeile ist oft der Hauptgrund, warum Menschen PDFs drucken. Es gibt die weit verbreitete, aber falsche Annahme, dass eine Unterschrift mit einem physischen Stift auf physischem Papier geleistet werden muss.
In Wirklichkeit sind elektronische Unterschriften in den meisten Ländern und für die meisten Zwecke rechtsgültig. Die Vereinigten Staaten (ESIGN Act, 2000), die Europäische Union (eIDAS-Verordnung, 2014) und viele andere Rechtsordnungen erkennen elektronische Unterschriften ausdrücklich als gleichwertig mit handschriftlichen Unterschriften für Standardverträge und Vereinbarungen an.
Warnung Einige spezifische Dokumentarten, wie Testamente, bestimmte Gerichtseingaben und notariell beglaubigte Dokumente, erfordern möglicherweise noch eine eigenhändige Unterschrift. Für alltägliche Formulare wie Mietanträge, Arbeitsunterlagen und Einverständniserklärungen werden elektronische Unterschriften universell akzeptiert.
Sie können Ihre elektronische Unterschrift erstellen, indem Sie:
- Zeichnen mit Ihrer Maus, Ihrem Trackpad oder Finger auf einem Touchscreen
- Tippen Ihres Namens in einer Schreibschrift-Schriftart
- Hochladen eines Bildes Ihrer handschriftlichen Unterschrift
Einmal erstellt, können Sie Ihre Unterschrift speichern und für mehrere Dokumente wiederverwenden.
Tipps für ein sauberes Ergebnis
Schriftgröße anpassen
Wenn Sie Text in Formularfelder einfügen, passen Sie die Schriftgröße an das Design des Formulars an. Die meisten gedruckten Formulare verwenden 10pt bis 12pt Text. Wenn Ihr Text im Vergleich zu den Beschriftungen zu groß oder zu klein aussieht, passen Sie ihn an, bis er natürlich passt.
Text sorgfältig ausrichten
Positionieren Sie Ihren Text so, dass er auf den Linien oder in den Kästchen sitzt, nicht darüber oder darunter schwebt. Nehmen Sie sich ein paar zusätzliche Sekunden Zeit für die Ausrichtung; das lässt das fertige Dokument viel professioneller aussehen.
Schwarzen Text verwenden
Sofern das Formular nicht ausdrücklich blaue Tinte verlangt (bei manchen Rechtsformularen der Fall), verwenden Sie schwarzen Text. Er sieht sauberer aus und wird besser reproduziert, wenn der Empfänger das Dokument druckt oder kopiert.
Jede Seite prüfen
Bevor Sie herunterladen, scrollen Sie durch jede Seite, um sicherzustellen, dass Sie keine Felder übersehen haben. Es ist leicht, ein Kontrollkästchen oder eine Unterschriftenzeile auf Seite drei eines fünfseitigen Formulars zu übersehen.
Tipp Wenn Sie das PDF auch unterschreiben müssen, sehen Sie unsere spezielle Anleitung zum Unterschreiben: PDF unterschreiben.
Wann Sie möglicherweise doch drucken müssen
Es gibt einige Situationen, in denen Drucken immer noch notwendig ist:
- Notariell beglaubigte Dokumente, die persönlich vor einem Notar unterschrieben werden müssen
- Dokumente, die einen Zeugen erfordern, der physisch zusehen muss, wie Sie unterschreiben
- Bestimmte Behördenformulare, die ausdrücklich „Original-Unterschrift erforderlich" angeben
Für alles andere ist das digitale Ausfüllen und Unterschreiben schneller, sauberer und vollkommen akzeptabel.
Bereit, mit dem PDF-Drucken aufzuhören? Folgen Sie unserer Schritt-für-Schritt-Anleitung: PDF bearbeiten. Füllen Sie jedes Formular aus, fügen Sie Ihre Unterschrift hinzu und laden Sie das fertige Dokument in Minuten herunter. Kostenlos, im Browser, ohne Software.