Sie haben ein Projekt abgeschlossen und müssen eine Rechnung senden. Dieses Tutorial führt Sie durch die Erstellung einer professionellen, rechtskonformen PDF-Rechnung in unter 2 Minuten — komplett in Ihrem Browser, ohne Konto erforderlich.
Was Sie benötigen
- Ihre Firmendaten (Name, Adresse, Registrierungsnummer, USt-IdNr.)
- Die Daten Ihres Kunden (Name, Adresse, USt-IdNr. für B2B)
- Eine Liste der zu berechnenden Dienstleistungen oder Produkte
- Einen Webbrowser (Chrome, Firefox, Safari oder Edge)
Schritt-für-Schritt-Anleitung
Titel anpassen
Öffnen Sie den Rechnungsgenerator. Das erste Feld ist der Rechnungstitel, vorausgefüllt mit „Rechnung" in Ihrer Sprache. Ändern Sie ihn zu „Angebot", „Gutschrift", „Proforma" oder jedem anderen benötigten Titel. Sie können Schriftart, Größe und Farbe über die Symbolleiste ändern, die erscheint, wenn Sie auf das Feld klicken.
Logo hochladen
Klicken Sie auf „Logo hochladen" und wählen Sie Ihr Firmenlogo (PNG, JPG oder WebP). Wählen Sie die Position: oben links, mittig oder oben rechts. Das Logo wird automatisch an die PDF-Kopfzeile angepasst.
Firmendaten ausfüllen
Geben Sie im Abschnitt „Von" Ihren Firmennamen, Adresse, E-Mail und Telefonnummer ein. Darunter tragen Sie Ihre Handelsregisternummer (oder entsprechende Registrierungsnummer Ihres Landes) und USt-IdNr. ein. Diese Felder passen sich an Ihr Gebietsschema an — deutsche Nutzer sehen „Handelsregister", französische Nutzer sehen „SIRET".
Kundendaten ausfüllen
Geben Sie im Abschnitt „Rechnungsempfänger" den Namen, die Adresse, E-Mail, Telefonnummer und USt-IdNr. Ihres Kunden ein. Bei B2B-Rechnungen innerhalb der EU sind die USt-IdNr. von Verkäufer und Käufer gesetzlich vorgeschrieben.
Rechnungsnummer und Daten festlegen
Die Rechnungsnummer ist standardmäßig „001". Ändern Sie sie passend zu Ihrer Nummerierungssequenz. Legen Sie Ausstellungsdatum und Fälligkeitsdatum fest (Standard ist 30 Tage). Wählen Sie Ihr bevorzugtes Datumsformat aus dem Dropdown: lang (28. März 2026), kurz (28.03.2026), US (03/28/2026) oder ISO (2026-03-28).
Positionen hinzufügen
Jede Zeile hat eine Beschreibung, Menge und Einzelpreis. Der Betrag wird automatisch berechnet. Klicken Sie auf „+ Position hinzufügen", um weitere Zeilen hinzuzufügen. Um zusätzliche Spalten hinzuzufügen (wie „Projektreferenz"), geben Sie einen Namen in eines der leeren Kopfzeilen-Pills über der Tabelle ein — der Beschreibungsbereich teilt sich, um Platz zu schaffen.
Steuer und Rabatt konfigurieren
Der Steuersatz ist mit dem Standardsatz Ihres Landes vorausgefüllt (z.B. 19% USt für Deutschland). Passen Sie ihn bei Bedarf an. Um einen Rabatt hinzuzufügen, geben Sie einen Wert ein und wechseln Sie mit der Schaltfläche zwischen % und einem festen Betrag. Aktivieren Sie „Vor Steuer", um den Rabatt vor der Steuerberechnung anzuwenden.
Anmerkungen hinzufügen
Verwenden Sie das Anmerkungsfeld für Zahlungsbedingungen, Bankdaten oder eine Dankesnachricht. Beispiel: „Zahlung per Banküberweisung innerhalb von 30 Tagen. IBAN: DE89 3704 0044 0532 0130 00".
Rechtliche Hinweise prüfen
Rechtliche Hinweise sind basierend auf der Gesetzgebung Ihres Landes vorausgefüllt (Verzugszinsen, Beitreibungsgebühren). Überprüfen Sie sie und bearbeiten Sie sie bei Bedarf. Deaktivieren Sie „Bezeichnung anzeigen", wenn der Text ohne die Überschrift „Rechtliche Hinweise" erscheinen soll.
Designfarbe wählen
Im Abschnitt „Rechnungsdesign" klicken Sie auf das Farbquadrat, um eine Markenfarbe auszuwählen. Diese wird auf den Titel, Abschnittsüberschriften, Tabellenkopf und die Gesamtzeile angewendet. Lassen Sie es leer für einen klassischen Schwarz-auf-Weiß-Stil.
Vorschau und Download
Scrollen Sie nach unten, um die Live-Vorschau zu sehen — sie aktualisiert sich während der Eingabe. Wenn alles gut aussieht, klicken Sie auf „PDF herunterladen". Ihre Daten werden in Ihrem Browser gespeichert, sodass Sie schnell die nächste Rechnung erstellen können.
PDF bearbeiten (optional)
Müssen Sie in letzter Minute eine Anmerkung hinzufügen oder etwas korrigieren? Öffnen Sie das heruntergeladene PDF im PDF-Editor. Klicken Sie irgendwo, um Text hinzuzufügen, oder klicken Sie auf vorhandenen Text, um ihn zu bearbeiten. Speichern Sie, wenn Sie fertig sind.
Rechnung unterschreiben (optional)
Um eine persönliche Note hinzuzufügen oder eine Kundenanforderung zu erfüllen, öffnen Sie das PDF im PDF-Signer. Zeichnen Sie Ihre Unterschrift, fügen Sie Initialen, einen Datumsstempel oder eine benutzerdefinierte Klausel hinzu. Ziehen Sie Elemente in Position und laden Sie dann das unterschriebene PDF herunter.
Datenschutz. Der gesamte Rechnungserstellungsprozess findet in Ihrem Browser statt. Ihre Firmendaten, Kundeninformationen und das generierte PDF werden niemals an einen Server gesendet. Das macht das Tool sicher für vertrauliche Finanzdokumente.
Tipps
- Fortlaufende Nummerierung. Erhöhen Sie Ihre Rechnungsnummern immer (001, 002, 003...). Lücken können bei einer Prüfung Fragen auslösen.
- Bankdaten in den Anmerkungen speichern. Geben Sie Ihre IBAN oder einen Zahlungslink an, damit Kunden sofort bezahlen können.
- Text je Feld formatieren. Klicken Sie auf ein beliebiges Textfeld, um die Formatierungssymbolleiste zu erhalten — ändern Sie Schriftart, Größe, Farbe oder fügen Sie eine Hervorhebung zur Betonung hinzu.
- Vorlage wiederverwenden. Ihre Daten werden lokal gespeichert. Die nächste Rechnung dauert 30 Sekunden.