Πώς να Συμπληρώσετε και να Επεξεργαστείτε ένα PDF Χωρίς να το Εκτυπώσετε

Λαμβάνετε μια φόρμα PDF. Αίτηση ενοικίασης, ιατρική φόρμα εισδοχής, σχολική άδεια, ασφαλιστική αξίωση. Η φόρμα έχει κενά πεδία που πρέπει να συμπληρωθούν και μια γραμμή υπογραφής στο κάτω μέρος.

Οπότε την εκτυπώνετε, τη συμπληρώνετε χειρόγραφα, την υπογράφετε, τη σαρώνετε πίσω στον υπολογιστή σας (αν έχετε καν σαρωτή) και την αποστέλλετε ως νέο PDF. Όλη η διαδικασία διαρκεί δεκαπέντε λεπτά, σπαταλά χαρτί και μελάνι και παράγει ένα έγγραφο που φαίνεται χειρότερο από το πρωτότυπο.

Υπάρχει ένας καλύτερος τρόπος.

Το Πρόβλημα Εκτύπωσης-Συμπλήρωσης-Σάρωσης

Η ροή εργασίας εκτύπωσης-συμπλήρωσης-σάρωσης είναι κατάλοιπο της προ-ψηφιακής εποχής. Επιμένει επειδή οι περισσότεροι άνθρωποι δεν γνωρίζουν ότι μπορούν να πληκτρολογήσουν απευθείας σε ένα PDF χωρίς κανένα ειδικό λογισμικό.

Ορίστε πώς φαίνεται η παλιά ροή εργασίας:

Και ορίστε πώς θα έπρεπε να φαίνεται:

Η ψηφιακή προσέγγιση είναι ταχύτερη, παράγει καθαρότερο αποτέλεσμα και δεν απαιτεί εκτυπωτή, σαρωτή ή οποιοδήποτε εγκατεστημένο λογισμικό.

Γιατί τα Περισσότερα PDF Δεν Είναι Συμπληρώσιμα

Υπάρχουν δύο τύποι φορμών PDF:

1. Διαδραστικές (συμπληρώσιμες) φόρμες. Αυτές έχουν πραγματικά πεδία φόρμας ενσωματωμένα. Κάνετε κλικ σε ένα πεδίο και μπορείτε να πληκτρολογήσετε απευθείας. Είναι ιδανικές αλλά σχετικά ασυνήθιστες.
2. Επίπεδες (μη συμπληρώσιμες) φόρμες. Αυτές είναι απλώς εικόνες φορμών: γραμμές, κουτιά και ετικέτες, αλλά χωρίς διαδραστικά στοιχεία. Δεν μπορείτε να κάνετε κλικ και να πληκτρολογήσετε. Αυτός είναι ο τύπος που οδηγεί τους ανθρώπους στην εκτύπωση.

Τα περισσότερα PDF που συναντάτε στην καθημερινή ζωή — από ιατρεία, ιδιοκτήτες ακινήτων, σχολεία, τοπική κυβέρνηση — είναι επίπεδες φόρμες. Ο οργανισμός τις δημιούργησε σαρώνοντας μια έντυπη φόρμα ή εξάγοντας ένα έγγραφο Word, και κανείς δεν κόπιασε να προσθέσει διαδραστικά πεδία φόρμας.

Η Λύση: Προσθέστε Κείμενο Απευθείας σε Οποιοδήποτε PDF

Ένας επεξεργαστής PDF σάς επιτρέπει να τοποθετήσετε κείμενο οπουδήποτε σε ένα PDF, ανεξάρτητα από το αν έχει πεδία φόρμας. Ουσιαστικά πληκτρολογείτε πάνω από το έγγραφο, τοποθετώντας το κείμενό σας ακριβώς εκεί που είναι τα κενά πεδία.

Ορίστε τι μπορείτε να κάνετε:

• Προσθέστε κείμενο οπουδήποτε στη σελίδα, σε οποιοδήποτε μέγεθος γραμματοσειράς, για να συμπληρώσετε ονόματα, διευθύνσεις, ημερομηνίες και άλλα πεδία
• Επισημάνετε τετράγωνα τοποθετώντας ένα X ή σύμβολο επιλογής στη σωστή θέση
• Προσθέστε την υπογραφή σας σχεδιάζοντάς την με το ποντίκι ή touchpad, πληκτρολογώντας την ή ανεβάζοντας μια εικόνα της χειρόγραφης υπογραφής σας
• Προσθέστε ημερομηνίες με συνεπή μορφοποίηση
• Εισαγάγετε εικόνες όπως φωτογραφία ταυτότητας ή σφραγίδα

Το αποτέλεσμα φαίνεται επαγγελματικό: καθαρό πληκτρολογημένο κείμενο αντί για χειρόγραφο.

Πώς Λειτουργεί

Η διαδικασία είναι εκπληκτικά απλή:

1. Ανοίξτε τον επεξεργαστή PDF στο πρόγραμμα περιήγησής σας. Χωρίς λήψη λογισμικού, χωρίς δημιουργία λογαριασμού.
2. Ανεβάστε ή σύρετε το PDF σας. Το έγγραφο εμφανίζεται ακριβώς όπως θα ήταν σε χαρτί.
3. Κάντε κλικ εκεί που χρειάζεστε να πληκτρολογήσετε. Εμφανίζεται κέρσορας κειμένου και μπορείτε να αρχίσετε να πληκτρολογείτε.
4. Ρυθμίστε το μέγεθος γραμματοσειράς και τη θέση ώστε το κείμενό σας να ευθυγραμμίζεται με τα πεδία της φόρμας.
5. Προσθέστε την υπογραφή σας εκεί που χρειάζεται.
6. Κατεβάστε το συμπληρωμένο PDF. Είναι ένα τυπικό αρχείο PDF που μπορείτε να στείλετε ως email, να ανεβάσετε ή να εκτυπώσετε.

Όλη η διαδικασία διαρκεί συνήθως δύο έως τρία λεπτά, σε σύγκριση με δεκαπέντε λεπτά ή περισσότερο για εκτύπωση-συμπλήρωση-σάρωση.

Υπογραφές Χωρίς Χαρτί

Η γραμμή υπογραφής είναι συχνά ο κύριος λόγος για τον οποίο οι άνθρωποι εκτυπώνουν PDF. Υπάρχει μια διαδεδομένη αλλά λανθασμένη πεποίθηση ότι μια υπογραφή πρέπει να γίνεται με φυσικό στυλό σε φυσικό χαρτί.

Στην πραγματικότητα, οι ηλεκτρονικές υπογραφές είναι νομικά έγκυρες στις περισσότερες χώρες και για τους περισσότερους σκοπούς. Οι Ηνωμένες Πολιτείες (ESIGN Act, 2000), η Ευρωπαϊκή Ένωση (Κανονισμός eIDAS, 2014) και πολλές άλλες δικαιοδοσίες αναγνωρίζουν ρητά τις ηλεκτρονικές υπογραφές ως ισοδύναμες με τις χειρόγραφες για τυπικά συμβόλαια και συμφωνίες.

Μπορείτε να δημιουργήσετε την ηλεκτρονική σας υπογραφή:

• Σχεδιάζοντάς την με το ποντίκι, touchpad ή δάχτυλό σας σε οθόνη αφής
• Πληκτρολογώντας το όνομά σας σε γραμματοσειρά τύπου γραφής
• Ανεβάζοντας μια εικόνα της χειρόγραφης υπογραφής σας

Μόλις δημιουργηθεί, μπορείτε να αποθηκεύσετε την υπογραφή σας και να τη χρησιμοποιήσετε ξανά σε πολλά έγγραφα.

Συμβουλές για Καθαρό Αποτέλεσμα

Αντιστοιχίστε το Μέγεθος Γραμματοσειράς

Όταν προσθέτετε κείμενο σε πεδία φόρμας, ρυθμίστε το μέγεθος γραμματοσειράς ώστε να ταιριάζει με τον σχεδιασμό της φόρμας. Οι περισσότερες έντυπες φόρμες χρησιμοποιούν κείμενο 10pt έως 12pt. Αν το κείμενό σας φαίνεται πολύ μεγάλο ή πολύ μικρό σε σχέση με τις ετικέτες, ρυθμίστε μέχρι να χωράει φυσικά.

Ευθυγραμμίστε το Κείμενο Προσεκτικά

Τοποθετήστε το κείμενό σας ώστε να βρίσκεται στις γραμμές ή μέσα στα κουτιά, όχι να αιωρείται πάνω ή κάτω από αυτά. Αφιερώστε μερικά επιπλέον δευτερόλεπτα για να πετύχετε τη σωστή ευθυγράμμιση· κάνει το τελικό έγγραφο να φαίνεται πολύ πιο επαγγελματικό.

Χρησιμοποιήστε Μαύρο Κείμενο

Εκτός αν η φόρμα ζητά συγκεκριμένα μπλε μελάνι (ορισμένες νομικές φόρμες το κάνουν), χρησιμοποιήστε μαύρο κείμενο. Φαίνεται πιο καθαρό και αναπαράγεται καλύτερα αν ο παραλήπτης εκτυπώσει ή αντιγράψει το έγγραφο.

Ελέγξτε Κάθε Σελίδα

Πριν κατεβάσετε, κάντε κύλιση σε κάθε σελίδα για να βεβαιωθείτε ότι δεν έχετε παραλείψει κανένα πεδίο. Είναι εύκολο να παραβλέψετε ένα τετράγωνο ελέγχου ή μια γραμμή υπογραφής στη σελίδα τρία μιας πεντασέλιδης φόρμας.

Πότε Μπορεί να Χρειαστεί Ακόμη Εκτύπωση

Υπάρχουν μερικές καταστάσεις όπου η εκτύπωση εξακολουθεί να είναι απαραίτητη:

• Συμβολαιογραφικά έγγραφα που πρέπει να υπογραφούν αυτοπροσώπως μπροστά σε συμβολαιογράφο
• Έγγραφα που απαιτούν μάρτυρα ο οποίος πρέπει να σας δει να υπογράφετε φυσικά
• Συγκεκριμένες κυβερνητικές φόρμες που αναφέρουν ρητά "απαιτείται αρχική υπογραφή με μελάνι"

Για τα υπόλοιπα, η ψηφιακή συμπλήρωση και υπογραφή είναι ταχύτερη, πιο καθαρή και απόλυτα αποδεκτή.

Έτοιμοι να σταματήσετε να εκτυπώνετε PDF; Ακολουθήστε τον βήμα προς βήμα οδηγό μας: Πώς να Επεξεργαστείτε ένα PDF. Συμπληρώστε οποιαδήποτε φόρμα, προσθέστε την υπογραφή σας και κατεβάστε το συμπληρωμένο έγγραφο σε λίγα λεπτά. Δωρεάν, στο πρόγραμμα περιήγησής σας, χωρίς εγκατάσταση λογισμικού.