Τι είναι ένα PDF; Όλα όσα πρέπει να γνωρίζετε

Το PDF βρίσκεται παντού. Συμβάσεις, τιμολόγια, βιογραφικά, φορολογικές δηλώσεις, εγχειρίδια χρήσης, ηλεκτρονικά βιβλία, κάρτες επιβίβασης — πιθανότατα αλληλεπιδράτε με αρχεία PDF κάθε μέρα. Αλλά τι ακριβώς είναι ένα PDF και γιατί έγινε ο προεπιλεγμένος τρόπος κοινής χρήσης εγγράφων;

Σύντομη ιστορία του PDF

Το PDF σημαίνει Portable Document Format (Μορφή Φορητού Εγγράφου). Δημιουργήθηκε από την Adobe Systems το 1993 για να λύσει ένα εκνευριστικό πρόβλημα: τα έγγραφα εμφανίζονταν διαφορετικά ανάλογα με τον υπολογιστή, το λειτουργικό σύστημα ή τον εκτυπωτή που χρησιμοποιούσατε. Μια αναφορά δημιουργημένη στο Word σε Windows μπορούσε να φαίνεται εντελώς διαφορετική όταν ανοίγονταν σε Mac, με σπασμένες γραμματοσειρές, μετατοπισμένα περιθώρια και ελλείποντα εικόνες.

Ο συνιδρυτής της Adobe, John Warnock, οραματίστηκε μια μορφή που θα διατηρούσε την ακριβή εμφάνιση ενός εγγράφου ανεξάρτητα από το πού θα προβαλλόταν. Το αποτέλεσμα ήταν το PDF, χτισμένο πάνω στη γλώσσα περιγραφής σελίδας PostScript της Adobe.

Για χρόνια, το PDF ήταν μια ιδιόκτητη μορφή υπό τον έλεγχο της Adobe. Αυτό άλλαξε το 2008 όταν η Adobe δημοσίευσε τις προδιαγραφές ως ανοιχτό πρότυπο (ISO 32000). Αυτή η κίνηση εδραίωσε το PDF ως μια πραγματικά παγκόσμια μορφή, ελεύθερη από τον έλεγχο οποιασδήποτε εταιρείας.

Πώς λειτουργεί το PDF εσωτερικά

Σε αντίθεση με ένα έγγραφο Word ή ένα Google Doc, το PDF δεν σχεδιάστηκε για εύκολη επεξεργασία. Σχεδιάστηκε για να εμφανίζεται πανομοιότυπα παντού. Δείτε πώς το επιτυγχάνει:

• Σταθερή διάταξη. Κάθε στοιχείο σε μια σελίδα — κείμενο, εικόνες, γραμμές, σχήματα — έχει μια ακριβή θέση καθορισμένη από συντεταγμένες. Τίποτα δεν αναδιατάσσεται όταν ανοίγετε το αρχείο σε διαφορετική οθόνη.
• Ενσωματωμένες γραμματοσειρές. Τα πραγματικά δεδομένα γραμματοσειρών αποθηκεύονται μέσα στο αρχείο PDF. Ακόμη κι αν ο υπολογιστής του αναγνώστη δεν έχει εγκατεστημένη τη γραμματοσειρά, το PDF θα εμφανίσει το κείμενο ακριβώς όπως σχεδιάστηκε.
• Αυτόνομο. Εικόνες, διανυσματικά γραφικά και άλλοι πόροι ενσωματώνονται απευθείας στο αρχείο. Ένα PDF δεν συνδέεται με εξωτερικά αρχεία — όλα όσα χρειάζεται βρίσκονται μέσα.
• Δομή βάσει σελίδων. Ένα PDF είναι οργανωμένο ως συλλογή μεμονωμένων σελίδων, κάθε μία αποδίδεται ανεξάρτητα. Αυτό διαφέρει θεμελιωδώς από τους επεξεργαστές κειμένου, που αντιμετωπίζουν ένα έγγραφο ως συνεχή ροή κειμένου.

PDF/A — Σχεδιασμένο για αρχειοθέτηση

Τα τυπικά PDF μπορούν να περιέχουν χαρακτηριστικά που δεν αντέχουν στο χρόνο: JavaScript, εξωτερικούς συνδέσμους, πολυμέσα, κρυπτογραφημένα επίπεδα. Για μακροπρόθεσμη διατήρηση, δημιουργήθηκε μια παραλλαγή που ονομάζεται PDF/A (ISO 19005).

Το PDF/A επιβάλλει αυστηρούς κανόνες:

• Όλες οι γραμματοσειρές πρέπει να είναι ενσωματωμένες
• Κανένα JavaScript ή εκτελέσιμο περιεχόμενο
• Καμία εξωτερική εξάρτηση
• Οι χρωματικοί χώροι πρέπει να είναι σαφώς καθορισμένοι
• Τα μεταδεδομένα πρέπει να ακολουθούν το πρότυπο XMP

Κυβερνητικοί οργανισμοί, νομικά τμήματα και βιβλιοθήκες χρησιμοποιούν το PDF/A για να εξασφαλίσουν ότι τα έγγραφα θα παραμείνουν αναγνώσιμα για δεκαετίες. Αν χρειάζεται να αρχειοθετήσετε ένα έγγραφο που πρέπει να είναι τέλεια προβολήσιμο σε 50 χρόνια, το PDF/A είναι η σωστή επιλογή.

Χαρακτηριστικά ασφαλείας

Το PDF υποστηρίζει πολλαπλά επίπεδα ασφάλειας:

• Προστασία με κωδικό πρόσβασης. Μπορείτε να ορίσετε κωδικό για το άνοιγμα του αρχείου, ή ξεχωριστό κωδικό για τον περιορισμό επεξεργασίας, εκτύπωσης ή αντιγραφής κειμένου.
• Ψηφιακές υπογραφές. Ένα PDF μπορεί να υπογραφεί κρυπτογραφικά για να αποδείξει ποιος το δημιούργησε και ότι το περιεχόμενο δεν έχει τροποποιηθεί.
• Αποκοπή δεδομένων. Ευαίσθητες πληροφορίες μπορούν να αφαιρεθούν μόνιμα (όχι απλά να καλυφθούν με μαύρο ορθογώνιο, αλλά πραγματικά να διαγραφούν από τα δεδομένα του αρχείου).
• Κρυπτογράφηση. Το PDF υποστηρίζει κρυπτογράφηση AES-256, καθιστώντας το περιεχόμενο μη αναγνώσιμο χωρίς τον σωστό κωδικό πρόσβασης.

Πότε να χρησιμοποιήσετε PDF (και πότε όχι)

Το PDF είναι η σωστή επιλογή όταν:

• Χρειάζεστε το έγγραφο να φαίνεται πανομοιότυπο σε κάθε συσκευή
• Θέλετε να αποτρέψετε την εύκολη επεξεργασία
• Αρχειοθετείτε έγγραφα για μακροπρόθεσμη αποθήκευση
• Χρειάζεστε ψηφιακές υπογραφές ή χαρακτηριστικά ασφαλείας
• Διανέμετε περιεχόμενο έτοιμο για εκτύπωση (φυλλάδια, αφίσες, βιβλία)

Το PDF δεν είναι η καλύτερη επιλογή όταν:

• Το έγγραφο χρειάζεται συνεργατική επεξεργασία (χρησιμοποιήστε Google Docs, Word ή Markdown)
• Το περιεχόμενο πρέπει να προσαρμόζεται σε διαφορετικά μεγέθη οθόνης (χρησιμοποιήστε EPUB για ebooks, HTML για ιστό)
• Χρειάζεστε εξαγωγή δομημένων δεδομένων (χρησιμοποιήστε CSV, JSON ή XML)
• Το μέγεθος αρχείου πρέπει να είναι ελάχιστο (ένα απλό αρχείο κειμένου ή Markdown είναι ελαφρύτερο)

Το PDF σήμερα

Πάνω από τρεις δεκαετίες μετά τη δημιουργία του, το PDF παραμένει το αδιαμφισβήτητο πρότυπο ανταλλαγής εγγράφων. Περισσότερα από 2,5 δισεκατομμύρια PDF δημιουργούνται κάθε χρόνο. Κάθε σημαντικό λειτουργικό σύστημα περιλαμβάνει ενσωματωμένο πρόγραμμα προβολής PDF. Η μορφή εξελίχθηκε για να περιλαμβάνει φόρμες, σχολιασμούς, 3D περιεχόμενο, πολυμέσα και δυνατότητες προσβασιμότητας, παραμένοντας πιστή στην αρχική της υπόσχεση: αυτό που δημιουργείτε είναι ακριβώς αυτό που θα δουν οι άλλοι.

Μάθετε περισσότερα

Είτε χρειάζεστε να συμπιέσετε, συγχωνεύσετε, διαχωρίσετε, προστατεύσετε ή μετατρέψετε αρχεία PDF, στο ToolK.io υπάρχει μια σειρά δωρεάν εργαλείων και αναλυτικών οδηγών για να εργαστείτε αποτελεσματικά με PDF.