Kuinka täyttää ja muokata PDF:ää ilman tulostamista
Saat PDF-lomakkeen. Vuokrahakemus, lääketieteellinen ilmoittautumislomake, koulun lupakuitti, vakuutusvaatimus. Lomakkeessa on tyhjiä kenttiä, jotka täytyy täyttää, ja allekirjoitusrivi pohjassa.
Sitten tulostat sen, täytät käsin, allekirjoitat, skannaat takaisin tietokoneellesi (jos sinulla on edes skanneri) ja lähetät sähköpostilla uutena PDF:nä. Koko prosessi vie viisitoista minuuttia, tuhlaa paperia ja mustetta ja tuottaa asiakirjan, joka näyttää huonommalta kuin alkuperäinen.
On parempi tapa.
Tulosta-täytä-skannaa-ongelma
Tulosta-täytä-skannaa-työnkulku on esidigi-ajan jäänne. Se jatkuu, koska useimmat ihmiset eivät tiedä, että he voivat kirjoittaa suoraan PDF:ään ilman erityisohjelmistoja.
Näin vanha työnkulku näyttää:
Ja näin sen pitäisi näyttää:
Digitaalinen lähestymistapa on nopeampi, tuottaa siistimmän tuloksen ja ei vaadi tulostinta, skanneria tai asennettavia ohjelmistoja.
Miksi useimmat PDF:t eivät ole täytettäviä
PDF-lomakkeita on kahdenlaisia:
- Interaktiiviset (täytettävät) lomakkeet. Näissä on oikeat lomakekentät sisäänrakennettuna. Klikkaat kenttää ja voit kirjoittaa suoraan. Nämä ovat ihanteellisia mutta suhteellisen harvinaisia.
- Tasaiset (ei täytettävät) lomakkeet. Nämä ovat vain kuvia lomakkeista: viivoja, laatikoita ja otsikoita, mutta ei interaktiivisia elementtejä. Et voi klikata ja kirjoittaa. Tämä on tyyppi, joka saa ihmiset tulostamaan.
Useimmat päivittäisessä elämässä kohtaamasi PDF:t – lääkäreiltä, vuokranantajilta, kouluista, paikalliselta hallinnolta – ovat tasaisia lomakkeita. Organisaatio loi ne skannaamalla paperilomakkeen tai viemällä Word-asiakirjan, eikä kukaan vaivautunut lisäämään interaktiivisia lomakekenttiä.
Tiesitkö? Täytettävän PDF-lomakkeen luominen vaatii erityisohjelmistoja ja tarkoituksellista vaivannäköä lomakkeen luojalta. Useimmat organisaatiot yksinkertaisesti eivät investoi aikaa, minkä takia suurin osa PDF-lomakkeista on tasaisia kuvia ilman interaktiivisia kenttiä.
Ratkaisu: lisää tekstiä suoraan mihin tahansa PDF:ään
PDF-editori antaa sinulle mahdollisuuden sijoittaa tekstiä minnepäin tahansa PDF:iin riippumatta siitä, onko siinä lomakekenttiä. Olet pohjimmiltaan kirjoittamassa asiakirjan päälle, sijoittaen tekstisi täsmälleen sinne, missä tyhjät kentät ovat.
Tässä on mitä voit tehdä:
- Lisää tekstiä minne tahansa sivulle, missä tahansa fonttikokossa, täyttääksesi nimiä, osoitteita, päivämääriä ja muita kenttiä
- Rastita ruudut sijoittamalla X tai rastimerkin oikeaan paikkaan
- Lisää allekirjoituksesi piirtämällä se hiirellä tai kosketuslevyllä, kirjoittamalla se tai lataamalla kuva allekirjoituksestasi
- Lisää päivämääriä johdonmukaisella muotoilulla
- Lisää kuvia kuten valokuva-ID tai leima
Tulos näyttää ammattimaiselta: siistiä kirjoitettua tekstiä sotkuisen käsialan sijaan.
Vinkki Voit täyttää ja muokata mitä tahansa PDF:ää ilmaiseksi selaimessasi: Kuinka muokata PDF:ää. Lisää tekstiä, rastita ruutuja, allekirjoituksia ja kuvia suoraan – ei tulostamista, ei skannaamista, ei ohjelmistoja.
Miten se toimii
Prosessi on yllättävän yksinkertainen:
- Avaa PDF-editori selaimessasi. Ei ladattavia ohjelmistoja, ei luotavaa tiliä.
- Lataa tai raahaa ja pudota PDF. Asiakirja näkyy täsmälleen niin kuin se näkyisi paperilla.
- Klikkaa sinne, minne haluat kirjoittaa. Tekstikohdistin ilmestyy ja voit aloittaa kirjoittamisen heti.
- Säädä fonttikokoa ja sijaintia niin, että tekstisi kohdistuu lomakekenttiin.
- Lisää allekirjoituksesi tarvittaessa.
- Lataa täytetty PDF. Se on vakio-PDF-tiedosto, jonka voit lähettää sähköpostilla, ladata tai tulostaa.
Koko prosessi kestää tyypillisesti kaksi tai kolme minuuttia verrattuna viiteentoista minuuttiin tai enemmän tulosta-täytä-skannaa-menetelmällä.
Allekirjoitukset ilman paperia
Allekirjoitusrivi on usein pääsyy, miksi ihmiset tulostavat PDF:iä. On laajalle levinnyt mutta virheellinen uskomus, että allekirjoituksen täytyy olla tehty fyysisellä kynällä fyysiselle paperille.
Todellisuudessa sähköiset allekirjoitukset ovat oikeudellisesti päteviä useimmissa maissa ja useimmissa tarkoituksissa. Yhdysvallat (ESIGN Act, 2000), Euroopan unioni (eIDAS-asetus, 2014) ja monet muut oikeusalueet tunnustavat nimenomaisesti sähköiset allekirjoitukset vastaaviksi käsinkirjoitetuille standardisopimuksissa.
Varoitus Jotkut tietyt asiakirjatyypit, kuten testamentit, tietyt tuomioistuinasiakirjat ja notaarioilla todistetut asiakirjat, voivat edelleen vaatia kosteaa allekirjoitusta. Jokapäiväisille lomakkeille, kuten vuokrahakemuksille, työsopimuksiin liittyville asiakirjoille ja suostumuslomakkeille, sähköiset allekirjoitukset hyväksytään yleisesti.
Voit luoda sähköisen allekirjoituksesi:
- Piirtämällä hiirellä, kosketuslevyllä tai sormella kosketusnäytöllä
- Kirjoittamalla nimesi käsialatyylisellä fontilla
- Lataamalla kuvan käsinkirjoitetusta allekirjoituksestasi
Kun olet luonut allekirjoituksesi, voit tallentaa sen ja käyttää sitä uudelleen useissa asiakirjoissa.
Vinkkejä siistiin tulokseen
Sovita fonttikoko
Kun lisäät tekstiä lomakekenttiin, säädä fonttikokoa vastaamaan lomakkeen suunnittelua. Useimmat tulostetut lomakkeet käyttävät 10pt - 12pt tekstiä. Jos tekstisi näyttää liian suurelta tai pieneltä verrattuna otsikoihin, säädä kunnes se sopii luonnollisesti.
Kohdista teksti huolellisesti
Sijoita tekstisi niin, että se istuu viivoilla tai laatikoiden sisällä, ei kelluvan niiden ylä- tai alapuolella. Käytä muutama sekunti kohdistuksen oikaisemiseen; se saa lopullisen asiakirjan näyttämään paljon ammattimaisemmalta.
Käytä mustaa tekstiä
Ellei lomake nimenomaisesti pyydä sinistä mustetta (jotkut juridiset lomakkeet pyytävät), käytä mustaa tekstiä. Se näyttää siistimmältä ja toistuu paremmin jos vastaanottaja tulostaa tai kopioi asiakirjan.
Tarkista jokainen sivu
Ennen lataamista selaa jokainen sivu varmistaaksesi, että et ole ohittanut kenttiä. On helppo jättää huomiotta valintaruutu tai allekirjoitusrivi viisisivuisen lomakkeen kolmannella sivulla.
Vinkki Jos sinun täytyy myös allekirjoittaa PDF, katso omistettu allekirjoitusoppaasi: Kuinka allekirjoittaa PDF.
Milloin saatat silti tarvita tulostaa
On muutamia tilanteita, joissa tulostaminen on edelleen tarpeen:
- Notaariolla todistettavat asiakirjat, jotka täytyy allekirjoittaa henkilökohtaisesti notaarin edessä
- Asiakirjat, jotka vaativat todistajan, joka täytyy fyysisesti nähdä sinun allekirjoittavan
- Tietyt viranomaisasiakirjat, jotka nimenomaisesti ilmoittavat "vaaditaan alkuperäinen kostea allekirjoitus"
Kaikkeen muuhun digitaalinen täyttäminen ja allekirjoittaminen on nopeampaa, siistimpää ja täysin hyväksyttävää.
Valmis lopettamaan PDF:ien tulostamisen? Seuraa vaiheittaista opastamme: Kuinka muokata PDF:ää. Täytä mikä tahansa lomake, lisää allekirjoituksesi ja lataa täytetty asiakirja minuuteissa. Ilmainen, selaimessasi, ei ohjelmistoja tarvita.