Hogyan töltsd ki és szerkeszd a PDF-et nyomtatás nélkül
Kapsz egy PDF-formanyomtatványt. Bérleti kérelem, orvosi bevezető lap, iskolai hozzájáruló nyilatkozat, biztosítási igénybejelentő. A nyomtatványnak kitöltendő üres mezői és az alján aláírás-sor van.
Kinyomtatod, kézzel kitöltöd, aláírod, visszaszkenneled a számítógépre (ha egyáltalán van szkennerünk), és emailen visszaküldöd új PDF-ként. Az egész folyamat tizenöt percig tart, papírt és tintát pazarol, és a végeredmény rosszabb az eredetinél.
Van egy jobb módszer.
A nyomtat-kitölt-szkennelés problémája
A nyomtat-kitölt-szkennelés munkafolyamat a digitális kor előtti korszak maradványa. Azért él tovább, mert a legtöbben nem tudják, hogy semmilyen különleges szoftver nélkül közvetlenül gépelhetnek PDF-be.
Így néz ki a régi munkafolyamat:
És így kellene kinéznie:
A digitális megközelítés gyorsabb, tisztább eredményt ad, és nem igényel nyomtatót, szkennert vagy telepített szoftvert.
Miért nem kitölthető a legtöbb PDF?
Kétféle PDF-formanyomtatvány létezik:
- Interaktív (kitölthető) formanyomtatványok. Ezekbe valódi formamezők vannak beépítve. Kattints egy mezőre, és azonnal gépelhetsz. Ideálisak, de viszonylag ritkák.
- Egyszerű (nem kitölthető) formanyomtatványok. Ezek csak képek: sorok, dobozok és feliratok, de nincsenek interaktív elemek. Nem lehet rájuk kattintani és gépelni. Ez az a típus, amely az embereket a nyomtatáshoz kényszeríti.
A mindennapi életben találkozott legtöbb PDF — orvosoktól, bérbeadóktól, iskoláktól, helyi hatóságoktól — egyszerű formanyomtatvány. A szervezet papírformanyomtatvány szkennelésével vagy Word-dokumentum exportálásával hozta létre, és senki sem vette a fáradságot interaktív formamezők hozzáadásának.
Tudtad? Egy kitölthető PDF-formanyomtatvány létrehozásához speciális szoftver és a formanyomtatvány készítőjének szándékos erőfeszítése szükséges. A legtöbb szervezet egyszerűen nem fektet be ebbe az időbe, ezért a PDF-formanyomtatványok többsége egyszerű kép interaktív mezők nélkül.
A megoldás: Szöveg közvetlen hozzáadása bármely PDF-hez
A PDF-szerkesztő lehetővé teszi, hogy szöveget helyezz el bárhol a PDF-en, függetlenül attól, hogy vannak-e formamezők. Lényegében a dokumentum tetejére gépelsz, és pontosan oda pozicionálod a szöveget, ahol az üres mezők vannak.
Íme, mit tehetsz:
- Szöveg hozzáadása az oldal bármely pontján, bármilyen betűméretben, hogy kitöltsd a neveket, címeket, dátumokat és más mezőket
- Jelölőnégyzetek bejelölése X vagy pipa karakter megfelelő pozícióba helyezésével
- Aláírás hozzáadása egérrel, érintőpadon vagy ujjal rajzolva, begépelve, vagy az aláírásod képét feltöltve
- Dátumok hozzáadása következetes formázással
- Képek beillesztése, például személyi igazolvány-fotó vagy bélyegző
Az eredmény professzionális megjelenésű: tisztán gépelt szöveg, nem kacskaringós kézírás.
Tipp Bármilyen PDF-et ingyen kitölthetsz és szerkeszthetsz a böngésződben: PDF szerkesztése. Adj hozzá szöveget, jelöld be a négyzeteket, aláírásokat és képeket közvetlenül — nyomtatás, szkennelés és szoftvertelepítés nélkül.
Hogyan működik?
A folyamat meglepően egyszerű:
- Nyisd meg a PDF-szerkesztőt a böngésződben. Nincs letöltendő szoftver, nincs fiók.
- Töltsd fel vagy húzd rá a PDF-et. A dokumentum pontosan úgy jelenik meg, ahogy papíron nézne ki.
- Kattints oda, ahol gépelni szeretnél. Megjelenik a szövegkurzor, és azonnal elkezdhetsz gépelni.
- Igazítsd a betűméretet és a pozíciót úgy, hogy a szöveg a formamezőkkel legyen egyvonalban.
- Add hozzá az aláírásodat ahol szükséges.
- Töltsd le a kitöltött PDF-et. Ez egy standard PDF-fájl, amelyet emailben elküldhetsz, feltölthetsz vagy kinyomtathatsz.
Az egész folyamat jellemzően két-három percet vesz igénybe, szemben a nyomtat-kitölt-szkennelés tizenöt percével vagy többjével.
Aláírások papír nélkül
Az aláírás-sor az, amiért az emberek leggyakrabban nyomtatják ki a PDF-eket. Széles körben elterjedt, de téves meggyőződés, hogy az aláírást fizikailag papírra kell tollal rögzíteni.
A valóságban az elektronikus aláírások jogilag érvényesek a legtöbb országban és a legtöbb célra. Az Egyesült Államok (ESIGN Act, 2000), az Európai Unió (eIDAS rendelet, 2014) és számos más jogrendszer kifejezetten elismeri az elektronikus aláírásokat a kézírással egyenértékűként a standard szerződéseknél és megállapodásoknál.
Figyelmeztetés Egyes konkrét dokumentumtípusok, például végrendeletek, bizonyos bírósági beadványok és közjegyzői iratok, még mindig megkövetelhetik a „tintával írott" aláírást. A mindennapos formanyomtatványokhoz, mint bérleti kérelmek, munkaügyi papírok és hozzájáruló nyilatkozatok, az elektronikus aláírás mindenütt elfogadott.
Az elektronikus aláírásodat a következőképpen hozhatod létre:
- Rajzolás egérrel, érintőpadon vagy ujjal érintőképernyőn
- Begépelés névként szkriptstílusú betűtípussal
- Kézírásos aláírásod képének feltöltése
A létrehozás után elmentheted az aláírásodat, és több dokumentumban újrafelhasználhatod.
Tippek a tiszta eredményért
Igazítsd a betűméretet
Szöveg hozzáadásakor a formamezőkhöz igazítsd a betűméretet a formanyomtatvány tervéhez. A legtöbb nyomtatott formanyomtatvány 10-12 pt szöveget használ. Ha a szöveged túl nagynak vagy túl kicsinek tűnik a feliratokhoz képest, igazítsd, amíg természetesen illeszkedik.
Gondosan igazítsd a szöveget
Helyezd el a szöveget úgy, hogy a sorokon vagy a dobozokon belül legyen, ne fölöttük vagy alattuk. Szánj néhány extra másodpercet a megfelelő igazításra; ez sokkal professzionálisabb megjelenést ad a végső dokumentumnak.
Fekete szöveget használj
Hacsak a formanyomtatvány kifejezetten nem kér kék tintát (egyes jogi formanyomtatványok igen), használj fekete szöveget. Tisztábban néz ki, és jobban reprodukálódik, ha a fogadó fél nyomtatja vagy másolja a dokumentumot.
Ellenőrizz minden oldalt
Letöltés előtt görgess végig minden oldalon, hogy nem hagytál-e ki egyetlen mezőt sem. Könnyen figyelmen kívül lehet hagyni egy jelölőnégyzetet vagy egy aláírás-sort egy ötoldalas formanyomtatvány harmadik oldalán.
Tipp Ha a PDF-et is alá kell írni, tekintsd meg a dedikált aláírási útmutatónkat: PDF aláírása.
Amikor még mindig szükséged lehet nyomtatásra
Van néhány eset, amikor a nyomtatás még mindig szükséges:
- Közjegyzői dokumentumok, amelyeket személyesen kell aláírni közjegyző előtt
- Tanút igénylő dokumentumok, amelyeket a tanúnak fizikailag látnia kell, ahogy aláírják
- Konkrét kormányformanyomtatványok, amelyek kifejezetten „eredeti tintás aláírást igényelnek"
Minden más esetben a digitális kitöltés és aláírás gyorsabb, tisztább és tökéletesen elfogadott.
Készen állsz arra, hogy abbahagyd a PDF-ek nyomtatását? Kövesd a lépésről lépésre szóló útmutatónkat: PDF szerkesztése. Tölts ki bármilyen formanyomtatványt, add hozzá az aláírásodat, és töltsd le a kitöltött dokumentumot percek alatt. Ingyenes, a böngésződben, szoftver nélkül.