Fylla i och redigera en PDF utan att skriva ut den

Du får ett PDF-formulär. En hyresansökan, ett medicinskt intagningsformulär, ett tillstånd från skolan, ett försäkringsärende. Formuläret har tomma fält som ska fyllas i och en signaturrad längst ner.

Så du skriver ut det, fyller i det för hand, signerar det, skannar in det igen (om du ens har en skanner) och mailar det som en ny PDF. Hela processen tar femton minuter, slösar papper och bläck och resulterar i ett dokument som ser sämre ut än originalet.

Det finns ett bättre sätt.

Problemet med skriv-ut-fyll-i-skanna

Arbetsflödet skriv ut–fyll i–skanna är ett kvarlevor från den fördigitala eran. Det lever kvar för att de flesta inte vet att de kan skriva direkt i en PDF utan specialprogram.

Så här ser det gamla arbetsflödet ut:

Och så här borde det se ut:

Det digitala tillvägagångssättet är snabbare, ger ett renare resultat och kräver varken skrivare, skanner eller installerad programvara.

Varför de flesta PDF-filer inte är ifyllningsbara

Det finns två typer av PDF-formulär:

1. Interaktiva (ifyllningsbara) formulär. Dessa har faktiska formulärfält inbyggda. Du klickar på ett fält och kan skriva direkt. De är idealiska men relativt ovanliga.
2. Platta (icke-ifyllningsbara) formulär. Dessa är bara bilder av formulär: linjer, rutor och etiketter, men inga interaktiva element. Du kan inte klicka och skriva. Det är den här typen som driver folk att skriva ut.

De flesta PDF-filer du stöter på i vardagen — från läkarmottagningar, hyresvärdar, skolor, kommuner — är platta formulär. Organisationen skapade dem genom att skanna ett pappersformulär eller exportera ett Word-dokument, och ingen tog sig tid att lägga till interaktiva formulärfält.

Lösningen: Lägg till text direkt i vilken PDF som helst

Med en PDF-redigerare kan du placera text var som helst i en PDF, oavsett om den har formulärfält eller inte. Du skriver i princip ovanpå dokumentet och placerar texten exakt där de tomma fälten är.

Här är vad du kan göra:

• Lägg till text var som helst på sidan, i valfri teckenstorlek, för att fylla i namn, adresser, datum och andra fält
• Kryssa i rutor genom att placera ett X eller ett bockmarkeringstecken på rätt position
• Lägga till din signatur genom att rita den med musen eller styrplattan, skriva den, eller ladda upp en bild av din handskrivna signatur
• Lägga till datum med konsekvent formatering
• Infoga bilder som ett foto-ID eller en stämpel

Resultatet ser professionellt ut: ren maskinskriven text i stället för handskrift.

Hur det fungerar

Processen är förvånansvärt enkel:

1. Öppna PDF-redigeraren i webbläsaren. Inget att ladda ner, inget konto att skapa.
2. Ladda upp eller dra och släpp din PDF. Dokumentet visas precis som det skulle på papper.
3. Klicka där du behöver skriva. En textmarkör visas och du kan börja skriva.
4. Justera teckenstorlek och position så att texten passar in i formulärfälten.
5. Lägg till din signatur där det behövs.
6. Ladda ner den ifyllda PDF:en. Det är en vanlig PDF-fil som du kan maila, ladda upp eller skriva ut.

Hela processen tar vanligtvis två till tre minuter, jämfört med femton minuter eller mer för skriv-ut-fyll-i-skanna.

Signaturer utan papper

Signaturraden är ofta den främsta anledningen till att folk skriver ut PDF-filer. Det finns en utbredd men felaktig uppfattning om att en signatur måste göras med en fysisk penna på fysiskt papper.

I verkligheten är elektroniska signaturer juridiskt giltiga i de flesta länder och för de flesta ändamål. USA (ESIGN Act, 2000), EU (eIDAS-förordningen, 2014) och många andra jurisdiktioner erkänner uttryckligen elektroniska signaturer som likvärdiga med handskrivna för vanliga kontrakt och avtal.

Du kan skapa din elektroniska signatur genom att:

• Rita med musen, styrplattan eller fingret på en pekskärm
• Skriva ditt namn i ett kursivt teckensnitt
• Ladda upp en bild av din handskrivna signatur

När den väl är skapad kan du spara signaturen och återanvända den i flera dokument.

Tips för ett snyggt resultat

Matcha teckenstorleken

När du lägger till text i formulärfält, justera teckenstorleken för att matcha formulärets design. De flesta tryckta formulär använder 10–12 pt text. Om texten ser för stor eller för liten ut jämfört med etiketterna, justera tills den passar naturligt.

Justera texten noga

Placera texten så att den sitter på linjerna eller innanför rutorna, inte svävande ovanför eller under dem. Ta ett par extra sekunder för att få justeringen rätt — det gör att slutdokumentet ser mycket mer professionellt ut.

Använd svart text

Om inte formuläret specifikt ber om blått bläck (en del juridiska formulär gör det), använd svart text. Det ser renare ut och reproduceras bättre om mottagaren skriver ut eller kopierar dokumentet.

Kontrollera varje sida

Innan du laddar ner, bläddra igenom varje sida för att se till att du inte missat några fält. Det är lätt att missa en kryssruta eller en signaturrad på sida tre i ett fem sidigt formulär.

När du fortfarande kan behöva skriva ut

Det finns några situationer där utskrift fortfarande är nödvändig:

• Notariserade dokument som måste signeras personligen inför en notarius publicus
• Dokument som kräver ett vittne som fysiskt måste se dig signera
• Specifika myndighetsblankett som uttryckligen anger "original bläcksignatur krävs"

För allt annat är det snabbare, renare och fullt acceptabelt att fylla i och signera digitalt.

Redo att sluta skriva ut PDF-filer? Följ vår steg-för-steg-guide: Så redigerar du en PDF. Fyll i vilket formulär som helst, lägg till din signatur och ladda ner det ifyllda dokumentet på några minuter. Gratis, i webbläsaren, ingen programvara behövs.