วิธีกรอกและแก้ไข PDF โดยไม่ต้องพิมพ์

คุณได้รับแบบฟอร์ม PDF ใบสมัครเช่าบ้าน แบบฟอร์มรับผู้ป่วย ใบอนุญาตของโรงเรียน ใบเรียกร้องประกันภัย แบบฟอร์มมีช่องว่างที่ต้องกรอกและบรรทัดลายเซ็นด้านล่าง

คุณก็เลยพิมพ์ออกมา กรอกด้วยมือ เซ็นชื่อ สแกนกลับเข้าคอมพิวเตอร์ (ถ้ามีเครื่องสแกน) แล้วส่งอีเมลเป็น PDF ใหม่ กระบวนการทั้งหมดใช้เวลาสิบห้านาที เสียกระดาษและหมึก แล้วเอกสารที่ได้ดูแย่กว่าต้นฉบับ

มีวิธีที่ดีกว่า

ปัญหาพิมพ์-กรอก-สแกน

ขั้นตอนพิมพ์-กรอก-สแกนเป็นร่องรอยจากยุคก่อนดิจิทัล มันยังคงอยู่เพราะคนส่วนใหญ่ไม่รู้ว่าสามารถพิมพ์ลงใน PDF ได้โดยตรงโดยไม่ต้องใช้ซอฟต์แวร์พิเศษ

นี่คือหน้าตาของขั้นตอนเดิม:

และนี่คือสิ่งที่ควรเป็น:

วิธีดิจิทัลเร็วกว่า สร้างผลลัพธ์ที่สะอาดกว่า และไม่ต้องใช้เครื่องพิมพ์ เครื่องสแกน หรือซอฟต์แวร์ที่ติดตั้ง

ทำไม PDF ส่วนใหญ่ถึงกรอกไม่ได้

แบบฟอร์ม PDF มีสองประเภท:

1. แบบฟอร์มแบบโต้ตอบ (กรอกได้) มีช่องแบบฟอร์มจริงในตัว คุณคลิกช่องแล้วพิมพ์ได้เลย เหมาะสมแต่ค่อนข้างหายาก
2. แบบฟอร์มแบบแบน (กรอกไม่ได้) เป็นแค่รูปของแบบฟอร์ม: เส้น กล่อง และฉลาก แต่ไม่มีองค์ประกอบแบบโต้ตอบ คุณคลิกแล้วพิมพ์ไม่ได้ นี่คือประเภทที่ทำให้คนต้องพิมพ์ออกมา

PDF ส่วนใหญ่ที่คุณพบในชีวิตประจำวัน จากคลินิกหมอ เจ้าของบ้าน โรงเรียน หน่วยงานรัฐท้องถิ่น เป็นแบบฟอร์มแบบแบน องค์กรสร้างมันโดยสแกนแบบฟอร์มกระดาษหรือส่งออกเอกสาร Word แล้วไม่มีใครใส่ช่องแบบฟอร์มแบบโต้ตอบ

ทางออก: เพิ่มข้อความโดยตรงบน PDF ใดก็ได้

เครื่องมือแก้ไข PDF ให้คุณวางข้อความที่ใดก็ได้บน PDF ไม่ว่าจะมีช่องแบบฟอร์มหรือไม่ คุณพิมพ์ทับเอกสาร วางข้อความตรงตำแหน่งช่องว่าง

นี่คือสิ่งที่ทำได้:

• เพิ่มข้อความ ที่ไหนก็ได้บนหน้า ในขนาดฟอนต์ใดก็ได้ เพื่อกรอกชื่อ ที่อยู่ วันที่ และช่องอื่นๆ
• ทำเครื่องหมาย โดยวางเครื่องหมาย X หรือเครื่องหมายถูกในตำแหน่งที่ถูกต้อง
• เพิ่มลายเซ็น โดยวาดด้วยเมาส์หรือแทร็กแพด พิมพ์ หรืออัปโหลดรูปลายเซ็น
• เพิ่มวันที่ ด้วยการจัดรูปแบบที่สม่ำเสมอ
• แทรกรูปภาพ เช่น รูปบัตรประจำตัวหรือตราประทับ

ผลลัพธ์ดูเป็นมืออาชีพ: ข้อความพิมพ์ที่สะอาดแทนลายมือเขียน

ทำงานอย่างไร

กระบวนการง่ายจนน่าประหลาดใจ:

1. เปิดเครื่องมือแก้ไข PDF ในเบราว์เซอร์ ไม่ต้องดาวน์โหลดซอฟต์แวร์ ไม่ต้องสร้างบัญชี
2. อัปโหลดหรือลากวาง PDF เอกสารจะแสดงเหมือนกระดาษจริง
3. คลิกตรงที่ต้องพิมพ์ เคอร์เซอร์ข้อความปรากฏและเริ่มพิมพ์ได้
4. ปรับขนาดฟอนต์และตำแหน่ง ให้ข้อความตรงกับช่องแบบฟอร์ม
5. เพิ่มลายเซ็น ตรงที่ต้องการ
6. ดาวน์โหลด PDF ที่กรอกแล้ว เป็นไฟล์ PDF มาตรฐานที่ส่งอีเมล อัปโหลด หรือพิมพ์ได้

กระบวนการทั้งหมดใช้เวลาสองถึงสามนาที เทียบกับสิบห้านาทีหรือมากกว่าสำหรับพิมพ์-กรอก-สแกน

ลายเซ็นโดยไม่ต้องใช้กระดาษ

บรรทัดลายเซ็นมักเป็นเหตุผลหลักที่คนพิมพ์ PDF มีความเชื่อที่แพร่หลายแต่ไม่ถูกต้องว่าลายเซ็นต้องเซ็นด้วยปากกาจริงบนกระดาษจริง

ในความเป็นจริง ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์มีผลทางกฎหมายในประเทศส่วนใหญ่และเพื่อวัตถุประสงค์ส่วนใหญ่ สหรัฐอเมริกา (ESIGN Act, 2000), สหภาพยุโรป (ระเบียบ eIDAS, 2014) และเขตอำนาจศาลอื่นๆ อีกมากยอมรับลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์อย่างชัดเจนว่าเทียบเท่ากับลายเซ็นเขียนด้วยมือสำหรับสัญญาและข้อตกลงมาตรฐาน

คุณสามารถสร้างลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์โดย:

• วาด ด้วยเมาส์ แทร็กแพด หรือนิ้วบนหน้าจอสัมผัส
• พิมพ์ ชื่อในฟอนต์สไตล์ลายมือ
• อัปโหลด รูปลายเซ็นเขียนด้วยมือ

เมื่อสร้างแล้ว สามารถบันทึกลายเซ็นและใช้ซ้ำในเอกสารหลายฉบับ

เคล็ดลับสำหรับผลลัพธ์ที่สะอาด

จับคู่ขนาดฟอนต์

เมื่อเพิ่มข้อความในช่องแบบฟอร์ม ปรับขนาดฟอนต์ให้ตรงกับการออกแบบแบบฟอร์ม แบบฟอร์มพิมพ์ส่วนใหญ่ใช้ข้อความ 10pt ถึง 12pt ถ้าข้อความดูใหญ่หรือเล็กเกินเมื่อเทียบกับฉลาก ปรับจนพอดี

จัดแนวข้อความอย่างระมัดระวัง

วางข้อความให้อยู่บนเส้นหรือในกล่อง ไม่ลอยอยู่เหนือหรือใต้ ใช้เวลาเพิ่มอีกนิดเพื่อจัดแนวให้ถูกต้อง จะทำให้เอกสารสุดท้ายดูเป็นมืออาชีพมากขึ้น

ใช้ข้อความสีดำ

เว้นแต่แบบฟอร์มระบุให้ใช้หมึกสีน้ำเงิน (แบบฟอร์มกฎหมายบางฉบับทำ) ใช้ข้อความสีดำ มันดูสะอาดกว่าและพิมพ์ซ้ำได้ดีกว่าถ้าผู้รับพิมพ์หรือถ่ายเอกสาร

ตรวจสอบทุกหน้า

ก่อนดาวน์โหลด เลื่อนดูทุกหน้าเพื่อให้แน่ใจว่าไม่ได้พลาดช่องใด ง่ายที่จะมองข้ามกล่องเครื่องหมายหรือบรรทัดลายเซ็นในหน้าสามของแบบฟอร์มห้าหน้า

เมื่อไหร่ที่ยังต้องพิมพ์

มีบางสถานการณ์ที่การพิมพ์ยังจำเป็น:

• เอกสารที่ต้องรับรอง ที่ต้องเซ็นต่อหน้าทนายรับรอง
• เอกสารที่ต้องมีพยาน ที่ต้องเห็นคุณเซ็นเป็นการส่วนตัว
• แบบฟอร์มราชการเฉพาะ ที่ระบุชัดเจนว่า "ต้องใช้ลายเซ็นหมึกจริง"

นอกเหนือจากนี้ การกรอกและเซ็นแบบดิจิทัลเร็วกว่า สะอาดกว่า และได้รับการยอมรับอย่างสมบูรณ์

พร้อมหยุดพิมพ์ PDF แล้วหรือยัง? ทำตามคู่มือทีละขั้นตอนของเรา: วิธีแก้ไข PDF กรอกแบบฟอร์มใดก็ได้ เพิ่มลายเซ็น แล้วดาวน์โหลดเอกสารที่เสร็จสมบูรณ์ภายในไม่กี่นาที ฟรี ในเบราว์เซอร์ ไม่ต้องใช้ซอฟต์แวร์