PDF คืออะไร? ทุกสิ่งที่คุณต้องรู้

PDF อยู่ทุกหนทุกแห่ง สัญญา ใบแจ้งหนี้ เรซูเม่ แบบฟอร์มภาษี คู่มือผู้ใช้ อีบุ๊ก บอร์ดดิ้งพาส — เป็นไปได้ว่าคุณทำงานกับไฟล์ PDF ทุกวัน แต่ PDF คืออะไรกันแน่ และทำไมมันถึงกลายเป็นวิธีเริ่มต้นในการแชร์เอกสาร?

ประวัติโดยย่อของ PDF

PDF ย่อมาจาก Portable Document Format สร้างขึ้นโดย Adobe Systems ในปี 1993 เพื่อแก้ปัญหาที่น่าหงุดหงิด: เอกสารแสดงผลต่างกันขึ้นอยู่กับว่าคุณใช้คอมพิวเตอร์ ระบบปฏิบัติการ หรือเครื่องพิมพ์ตัวไหน รายงานที่สร้างใน Word บน Windows อาจดูแตกต่างอย่างสิ้นเชิงเมื่อเปิดบน Mac ด้วยฟอนต์ที่เสียหาย ขอบที่เลื่อนไป และรูปภาพที่หายไป

John Warnock ผู้ร่วมก่อตั้ง Adobe จินตนาการถึงรูปแบบที่จะรักษาลักษณะที่แน่นอนของเอกสารไม่ว่าจะดูที่ไหน ผลลัพธ์คือ PDF ที่สร้างขึ้นบนภาษา PostScript page description ของ Adobe

เป็นเวลาหลายปีที่ PDF เป็นรูปแบบเฉพาะที่ควบคุมโดย Adobe สิ่งนี้เปลี่ยนไปในปี 2008 เมื่อ Adobe เผยแพร่ข้อกำหนดเป็นมาตรฐานเปิด (ISO 32000) การเคลื่อนไหวนี้ทำให้ PDF เป็นรูปแบบสากลอย่างแท้จริง ปราศจากการควบคุมของบริษัทใดบริษัทหนึ่ง

PDF ทำงานอย่างไรเบื้องหลัง

ต่างจากเอกสาร Word หรือ Google Doc, PDF ไม่ได้ออกแบบมาให้แก้ไขได้ง่าย มันถูกออกแบบมาเพื่อแสดงผลเหมือนกันทุกที่ วิธีที่มันทำได้คือ:

• เลย์เอาต์คงที่ ทุกองค์ประกอบในหน้า — ข้อความ รูปภาพ เส้น รูปทรง — มีตำแหน่งที่แน่นอนกำหนดโดยพิกัด ไม่มีอะไรจัดเรียงใหม่เมื่อคุณเปิดไฟล์บนหน้าจอที่ต่างกัน
• ฟอนต์ที่ฝังไว้ ข้อมูลฟอนต์จริงถูกเก็บไว้ในไฟล์ PDF แม้ว่าคอมพิวเตอร์ของผู้อ่านจะไม่ได้ติดตั้งฟอนต์นั้น PDF จะแสดงข้อความตามที่ตั้งใจไว้อย่างแม่นยำ
• ครบถ้วนในตัว รูปภาพ กราฟิกเวกเตอร์ และทรัพยากรอื่น ๆ ถูกฝังไว้โดยตรงในไฟล์ PDF ไม่ได้ลิงก์ไปยังไฟล์ภายนอก — ทุกอย่างที่ต้องการอยู่ภายใน
• โครงสร้างแบบหน้า PDF จัดเป็นชุดของหน้าแต่ละหน้า แต่ละหน้าเรนเดอร์อย่างอิสระ ซึ่งแตกต่างอย่างมากจากโปรแกรมประมวลผลคำที่ถือว่าเอกสารเป็นการไหลของข้อความอย่างต่อเนื่อง

PDF/A — สร้างมาเพื่อการเก็บถาวร

PDF มาตรฐานอาจมีคุณสมบัติที่เสื่อมสภาพตามเวลา: JavaScript, ลิงก์ภายนอก, มัลติมีเดีย, เลเยอร์ที่เข้ารหัส สำหรับการอนุรักษ์ระยะยาว ตัวแปรที่เรียกว่า PDF/A (ISO 19005) ถูกสร้างขึ้น

PDF/A บังคับใช้กฎที่เข้มงวด:

• ฟอนต์ทั้งหมดต้องฝังไว้
• ไม่มี JavaScript หรือเนื้อหาที่เรียกใช้ได้
• ไม่มีการพึ่งพาภายนอก
• ปริภูมิสีต้องกำหนดอย่างชัดเจน
• เมตาดาต้าต้องเป็นไปตามมาตรฐาน XMP

หน่วยงานราชการ ฝ่ายกฎหมาย และห้องสมุดใช้ PDF/A เพื่อให้แน่ใจว่าเอกสารยังคงอ่านได้เป็นเวลาหลายทศวรรษ หากคุณต้องเก็บถาวรเอกสารที่ต้องดูได้สมบูรณ์แบบใน 50 ปี PDF/A คือตัวเลือกที่ถูกต้อง

คุณสมบัติด้านความปลอดภัย

PDF รองรับหลายชั้นของความปลอดภัย:

• การป้องกันด้วยรหัสผ่าน คุณสามารถตั้งรหัสผ่านเพื่อเปิดไฟล์ หรือรหัสผ่านแยกเพื่อจำกัดการแก้ไข การพิมพ์ หรือการคัดลอกข้อความ
• ลายเซ็นดิจิทัล PDF สามารถลงลายเซ็นเข้ารหัสเพื่อพิสูจน์ว่าใครสร้างและเนื้อหาไม่ได้ถูกแก้ไข
• การลบข้อมูล ข้อมูลที่ละเอียดอ่อนสามารถลบออกอย่างถาวร (ไม่ใช่แค่ปิดด้วยกล่องสีดำ แต่ลบออกจากข้อมูลไฟล์จริง ๆ)
• การเข้ารหัส PDF รองรับการเข้ารหัส AES-256 ทำให้เนื้อหาอ่านไม่ได้โดยไม่มีรหัสผ่านที่ถูกต้อง

เมื่อไหร่ควรใช้ PDF (และเมื่อไหร่ไม่ควร)

PDF เป็นตัวเลือกที่ถูกต้องเมื่อ:

• คุณต้องการให้เอกสารดูเหมือนกันในทุกอุปกรณ์
• คุณต้องการป้องกันการแก้ไขง่าย ๆ
• คุณกำลังเก็บถาวรเอกสารเพื่อจัดเก็บระยะยาว
• คุณต้องการลายเซ็นดิจิทัลหรือคุณสมบัติด้านความปลอดภัย
• คุณกำลังเผยแพร่เนื้อหาที่พร้อมพิมพ์ (ใบปลิว โปสเตอร์ หนังสือ)

PDF ไม่ใช่ ตัวเลือกที่ดีที่สุดเมื่อ:

• เอกสารต้องแก้ไขร่วมกัน (ใช้ Google Docs, Word, หรือ Markdown)
• เนื้อหาควรปรับขนาดตามหน้าจอที่ต่างกัน (ใช้ EPUB สำหรับอีบุ๊ก, HTML สำหรับเว็บ)
• คุณต้องการดึงข้อมูลที่มีโครงสร้าง (ใช้ CSV, JSON, หรือ XML)
• ขนาดไฟล์ต้องเล็กที่สุด (ไฟล์ข้อความธรรมดาหรือ Markdown เบากว่า)

PDF ในปัจจุบัน

กว่าสามทศวรรษหลังจากการสร้าง PDF ยังคงเป็นมาตรฐานที่ไม่มีใครโต้แย้งสำหรับการแลกเปลี่ยนเอกสาร มีการสร้าง PDF มากกว่า 2.5 พันล้านไฟล์ ทุกปี ระบบปฏิบัติการหลักทุกตัวมีตัวดู PDF ในตัว รูปแบบนี้ได้พัฒนาเพื่อรองรับแบบฟอร์ม คำอธิบายประกอบ เนื้อหา 3D มัลติมีเดีย และคุณสมบัติการเข้าถึง ในขณะที่ยังคงรักษาสัญญาดั้งเดิม: สิ่งที่คุณสร้างคือสิ่งที่คนอื่นจะเห็น

เรียนรู้เพิ่มเติม

ไม่ว่าคุณจะต้องบีบอัด รวม แยก ปกป้อง หรือแปลงไฟล์ PDF เครื่องมือฟรีและบทช่วยสอนเชิงลึกมีให้บริการบน ToolK.io เพื่อช่วยให้คุณทำงานกับ PDF ได้อย่างมีประสิทธิภาพ