Як заповнити та відредагувати PDF без друку
Ви отримуєте PDF-форму. Заява на оренду, медична форма, шкільний дозвіл, страховий позов. Форма містить порожні поля для заповнення та рядок для підпису внизу.
Тоді ви друкуєте її, заповнюєте від руки, підписуєте, скануєте назад у комп'ютер (якщо у вас взагалі є сканер) і надсилаєте новий PDF поштою. Весь процес займає п'ятнадцять хвилин, витрачає папір і чорнило та дає документ, який виглядає гірше за оригінал.
Є кращий спосіб.
Проблема циклу друк-заповнення-сканування
Цей процес — пережиток доцифрової ери. Він зберігається лише тому, що більшість людей не знає: можна вводити текст безпосередньо в PDF без спеціального програмного забезпечення.
Ось як виглядає старий процес:
А ось як це мало б виглядати:
Цифровий підхід швидший, дає чистіший результат і не вимагає принтера, сканера або будь-якого встановленого програмного забезпечення.
Чому більшість PDF не заповнюються
Є два типи PDF-форм:
- Інтерактивні (заповнювані) форми. Мають вбудовані поля форми. Ви клацаєте поле — і можете вводити текст. Ідеальний варіант, але відносно рідкісний.
- Плоскі (незаповнювані) форми. Просто зображення форм: рядки, поля і підписи, але без інтерактивних елементів. Клацнути і ввести не можна. Саме цей тип і змушує людей друкувати.
Більшість PDF, з якими ви стикаєтесь у повсякденному житті — від лікарів, орендодавців, шкіл, місцевих органів влади, — є плоскими формами. Організація створила їх, відсканувавши паперову форму або експортувавши документ Word, і ніхто не потурбувався додати інтерактивні поля.
Чи знали ви? Створення заповнюваної PDF-форми вимагає спеціального програмного забезпечення і цілеспрямованих зусиль від творця форми. Більшість організацій просто не витрачає на це часу, тому більшість PDF-форм є плоскими зображеннями без інтерактивних полів.
Рішення: додати текст безпосередньо в будь-який PDF
Редактор PDF дозволяє розміщувати текст будь-де в PDF, незалежно від наявності полів форми. Ви по суті вводите текст поверх документа, позиціонуючи його точно там, де знаходяться порожні поля.
Ось що ви можете робити:
- Додавати текст будь-де на сторінці, у будь-якому розмірі шрифту, для заповнення імен, адрес, дат та інших полів
- Ставити галочки, розміщуючи символ X або галочки в потрібній позиції
- Додавати підпис, намалювавши його мишею або тачпадом, ввівши своє ім'я або завантаживши зображення підпису
- Додавати дати в послідовному форматі
- Вставляти зображення, наприклад фото посвідчення особи або штамп
Результат виглядає професійно: чистий друкований текст замість написаного від руки.
Порада Ви можете безкоштовно заповнювати та редагувати будь-який PDF прямо у браузері: Як редагувати PDF. Додавайте текст, галочки, підписи та зображення безпосередньо — без друку, сканування та встановлення програм.
Як це працює
Процес напрочуд простий:
- Відкрийте редактор PDF у браузері. Нічого завантажувати, жодного акаунта не потрібно.
- Завантажте або перетягніть ваш PDF. Документ відображається так само, як на папері.
- Клацніть там, де потрібно ввести текст. З'явиться текстовий курсор, можна одразу починати вводити.
- Відрегулюйте розмір шрифту та позицію, щоб текст відповідав полям форми.
- Додайте підпис там, де потрібно.
- Завантажте заповнений PDF. Це стандартний PDF-файл, який можна відправити електронною поштою, завантажити або роздрукувати.
Весь процес зазвичай займає дві-три хвилини проти п'ятнадцяти хвилин і більше для друку-заповнення-сканування.
Підписи без паперу
Рядок для підпису часто є головною причиною, чому люди друкують PDF. Існує широко розповсюджена, але хибна думка: підпис обов'язково повинен бути зроблений фізичною ручкою на фізичному папері.
Насправді електронні підписи юридично дійсні в більшості країн і для більшості цілей. США (закон ESIGN, 2000), Європейський Союз (регламент eIDAS, 2014) та багато інших юрисдикцій прямо визнають електронні підписи рівноцінними власноручним для стандартних контрактів і угод.
Увага Деякі специфічні типи документів — заповіти, певні судові документи та нотаріально засвідчені документи — можуть все ще вимагати власноручного підпису. Для повсякденних форм, як-от заяви на оренду, кадрові документи та форми згоди, електронні підписи є загальноприйнятими.
Ви можете створити електронний підпис такими способами:
- Малювання мишею, тачпадом або пальцем на сенсорному екрані
- Введення свого імені рукописним шрифтом
- Завантаження зображення вашого власноручного підпису
Після створення підпис можна зберегти і використовувати повторно в кількох документах.
Поради для чистого результату
Відповідайте розміру шрифту
При додаванні тексту до полів форми відрегулюйте розмір шрифту відповідно до дизайну форми. Більшість друкованих форм використовує шрифт 10–12pt. Якщо ваш текст виглядає занадто великим або занадто маленьким порівняно з підписами, відрегулюйте, доки він не буде виглядати природно.
Вирівнюйте текст ретельно
Розміщуйте текст так, щоб він розташовувався на рядках або всередині полів, а не парив над ними чи під ними. Витратьте кілька додаткових секунд на правильне вирівнювання — це зробить фінальний документ набагато більш професійним.
Використовуйте чорний текст
Якщо форма спеціально не вимагає синього чорнила (деякі юридичні форми це роблять), використовуйте чорний текст. Він виглядає чистіше і краще відтворюється, якщо одержувач друкує або копіює документ.
Перевіряйте кожну сторінку
Перед завантаженням прокрутіть кожну сторінку, щоб переконатися, що не пропустили жодного поля. Легко не помітити галочку або рядок для підпису на третій сторінці п'ятисторінкової форми.
Порада Якщо вам також потрібно підписати PDF, перегляньте наш спеціальний посібник: Як підписати PDF.
Коли може знадобитися друк
Є кілька ситуацій, коли друк все ж необхідний:
- Нотаріально засвідчені документи, що мають бути підписані особисто перед нотаріусом
- Документи, які потребують свідка, що фізично присутній при підписанні
- Конкретні державні форми, в яких прямо зазначено «потрібен власноручний підпис»
Для всього іншого цифрове заповнення та підписання — швидше, чистіше і цілком прийнятне.
Готові припинити друкувати PDF? Дотримуйтесь нашого покрокового посібника: Як редагувати PDF. Заповнюйте будь-яку форму, додавайте підпис і завантажуйте заповнений документ за кілька хвилин. Безкоштовно, у вашому браузері, без встановлення програм.